Petropol İçin Sıfırdan Geliştirdiğimiz Araç ve Stok Takip Sistemi

Bir fabrika sahibinin en büyük kabusu, kantar başında kaydedilmeyen bir tırdır. Bir tanesi bile kayıt dışı kalırsa; stoklar tutmaz, muhasebe tutmaz ve en önemlisi güven sarsılır. Türkiye'nin 25 yıllık petrokimya devlerinden Petropol A.Ş. için Dijital Roket olarak sıfırdan geliştirdiğimiz araç giriş-çıkış ve stok takip sistemi tam olarak bu kabusu bitirmek için tasarlandı. İşte perde arkası.

Neden Böyle Bir Sistem?

Petropol A.Ş., 25 yıllık deneyimiyle petrokimya ürünlerinin geri dönüşümü, geri kazanımı ve bertarafında Türkiye'nin önde gelen kurumlarından biri. Bugüne kadar 60.000 tondan fazla atığı geri dönüştürmüş, çevre ve sürdürülebilirlik alanında ciddi bir marka kimliği inşa etmiş bir şirket. Fabrikaya her gün onlarca tır girer, onlarca tır çıkar. İçeri giren her tırın ne getirdiği, çıkan her tırın ne götürdüğü, kantar başında tartılan her kilogram; hem yasal mevzuat hem de operasyonel karlılık açısından hayati öneme sahip.

Excel tablolarıyla, WhatsApp fotoğraflarıyla, dosya klasörlerinde biriken evraklarla bu kadar hacimli bir operasyonun sürdürülemez olduğu belliydi. Petropol yönetimi bize geldiğinde talep netti: "Fabrikaya gelen ve giden her aracın, her kilogramın, her plakanın anlık kaydını tutan; sahibinden veri girişindeki bekçiye kadar herkesin doğru yetkilerle kullanabildiği; muhasebeye ve otoritelere hızlıca rapor verebilen; mobil telefonda da tıpkı ofisteki gibi çalışan bir sistem istiyoruz."

Dijital Roket olarak, bu talebi 25 yıllık bir markanın tempolu operasyonuna yakışan, hızlı, kurumsal ve kullanıcı dostu bir platforma dönüştürdük.

Sistem Ne Yapıyor? Uçtan Uca Bir Fabrika Günü

Bir tırın Petropol kapısından girdiği andan çıkışına kadar geçen tüm süreç, tek bir platformda; hem de sahada bir tablet veya telefonla saniyeler içinde. İşte tipik bir senaryo:

1) Araç Kapıya Yaklaşır — Kayıt Başlar

Güvenlik personeli veya veri giriş kullanıcısı sistemi mobilinden açar. Önce araç cinsini seçer: Tır / Kamyon mu, yoksa Kişisel Araç mı? Kişisel araç seçilirse sadece plaka, şoför ve fotoğraf istenir — stoklara dokunulmaz, sadece güvenlik kaydı tutulur. Tır seçilirse operasyon tipine geçilir: Giriş (Mal Kabul), Çıkış (Sevk) veya Aynı Araçta Giriş ve Çıkış.

2) Kantar Başında Ağırlık Alınır — Sistem Kendi Kendine Hesaplar

Ağırlık ölçüldükten sonra ilk tartım kg girilir; ürün boşaltıldıktan sonra ikinci tartım. Sistem net kilogramı otomatik hesaplar ve manuel değiştirilemez. İnsan hatasını sıfıra indirir. Örneğin 16 ALY 108 plakalı tır SLAC yüklü olarak geldiğinde:

3) Fotoğraf ve Kantar Fişi Anında Sisteme Yüklenir

Plaka ön, plaka dorse ve kantar fişi fotoğrafı zorunlu alanlardır. Mobil cihazda kamera otomatik açılır; sahadaki personel tek dokunuşla belgeyi arşive gönderir. Kantar fiş numarası da ayrı bir alan olarak kaydedilir — böylece atlanan fişler kolayca tespit edilir. Yasal bir denetimde her tırın fotoğraflı geçmişi tek tık uzağınızdadır.

4) Stoklar Kendi Kendine Güncellenir

Sistemin belki de en güçlü yanı burada devreye giriyor. Petropol'ün 17 farklı ürün grubu — Slop, Slac, Sintine, Dip, Tflex, Terebentin, Parafin, Dip Çamuru, Bitüm, Polipropilen, Polietilen, Wax, Reçine, Solvent, Ürün, Hekzan, Su — için ayrı ayrı anlık stok kartları tutulur. Girişler otomatik ekler, çıkışlar otomatik düşer. Manuel Excel güncellemesine ihtiyaç yoktur.

5) Reçeteli Ürünlerde Hammadde Otomatik Düşülür

Satışa hazır ürünler çıkarken, üretim reçetesindeki hammaddeler ilgili stoktan otomatik düşürülür. Örneğin bir tank Reçine çıkışında; içine giren Slop, Tflex vs. hammaddeler tek tık ile geriye doğru hesaplanır. Fabrika sahibi "Bu ay ne kadar hammadde tükettik?" sorusunu artık tek bir ekrandan cevaplayabilir.

6) Yönetici Cebinde Fabrikayı Görür

Fabrika sahibi tatildeyken bile telefonundan dashboard'a bakar: Bugün kaç tır girdi, bugün kaç ton çıktı, hangi stok kritik seviyeye düştü, hangi operatör hangi kaydı yaptı. Sonuç: Fabrikanın kalbi her an cebinde.

Neleri Özel Olarak Geliştirdik?

◆ İki Farklı Kullanıcı Rolü

Yönetici: Tüm kayıtları görür, düzenler, siler, kullanıcıları yönetir, raporları dışa aktarır. Veri Giriş Personeli: Sadece kendi kaydını görür, sadece kayıt oluşturabilir; stok toplamları ve mali raporlar ona kapalı. Böylece yetki sınırları net; veri sızıntısı riski sıfıra iner.

◆ Aynı Araçta Giriş + Çıkış Senaryosu

Bir tır fabrikaya SLAC getirir, boşaltır, aynı gün fabrikadan HEKZAN yüklenip çıkar. Tek bir araç kaydı içinde hem giriş hem çıkış işlemi yapılır; stoklar buna göre çift yönlü güncellenir. Hem operasyonel hem de raporlama açısından her şey tek yerde toplanır.

◆ 48 Sütunlu Muhasebe Excel Raporu

Muhasebeciye e-posta ile gönderilecek Excel raporunda tam 48 sütun bulunur: Kantar fiş no, tarih, saat, operasyon, plaka, şoför, taşıyıcı firma, gönderici firma, alıcı firma, NEVİ, ilk-son tartım, net kg, birim fiyat, KDV oranı, KDV tutarı, toplam tutar, fatura no, irsaliye no, kayıt yapan kullanıcı... Muhasebe ekibinin sorup duracağı hiçbir alan yok.

◆ Manuel Toplam Tutar ve Küsuratlı Birim Fiyat

Muhasebe sistemi belirli bir yekün tutarı beklediğinde, kullanıcı toplam tutara manuel müdahale edebilir; sistem birim fiyatı 6 haneli hassasiyetle geriye doğru hesaplar. "Muhasebem 411.400 gösteriyor, sizin sisteminiz 411.325,20 gösteriyor" tarzı problemler geçmişte kaldı.

◆ Negatif Stok Uyarısı

Çıkış işleminde stok yetersiz kalırsa sistem kilitlemez — kullanıcıyı uyarır, sarı bir bildirim düşer, işlem tamamlanır. Böylece sahadaki gerçek durum ile kayıt arasında tutarsızlık kalmaz.

◆ Toplu Sayım Modu

Ay sonu sayımlarda tüm stokları tek ekranda güncelleyebilir, yaptığınız düzeltmelerin nedenini not düşerek kayıt altına alırsınız. Denetimlerde bu düzeltme geçmişi sizi kurtarır.

◆ PWA — Uygulama Mağazasına Girmeden Telefona Kurulur

Sistem bir Progressive Web App (PWA) olarak geliştirildi. Personel telefonunun tarayıcısında siteyi açar, "Ana Ekrana Ekle" butonuna basar — böylece uygulama mağazasından indirmeden native bir uygulama deneyimi yaşar. Güncellemeler otomatik gelir; F5 yapmaya gerek kalmaz.

◆ Otomatik Sürüm Kontrolü

Yeni bir güncelleme yayınlandığında, açık olan tüm ekranlar 60 saniye içinde kendi kendini yeniler. Personelin ne "cache temizle" ne de "hard refresh" ile uğraşması gerekmez. Her deploy sonrası tüm kullanıcılar en güncel sürümü kullanır.

◆ Kurumsal, Sade ve Hızlı Arayüz

Petrol/enerji sektörüne uygun koyu lacivert, gri ve turuncu vurgularla; büyük butonlar, net formlar, hızlı fotoğraf yükleme alanları. Sahadaki personel eldivenle bile hatasız kayıt yapabilir. Bilinçli olarak fazla süslemeden kaçındık; çünkü fabrika arayüzünde estetik hız demektir, hız da paradır.

Teknik Altyapıda Neler Var?

Meraklıları için: Sistemin arka planında modern bir stack çalışıyor. React 19 tabanlı hızlı ve mobil uyumlu bir frontend, FastAPI ile yazılmış performanslı bir Python backend, MongoDB ile ölçeklenebilir veri saklama, Object Storage ile güvenli fotoğraf/evrak arşivi, JWT tabanlı authentication ile güvenlik, Service Worker ile PWA çevrimdışı deneyimi. Kod tabanı bakımı kolay, genişletmesi konforlu ve gelecek üç-beş yıla hazır bir mimaride.

Peki Bu Neden Sizin Fabrikanız İçin de Kritik?

Bir fabrika yönetiyorsanız — ister petrokimya, ister gıda, ister demir-çelik, ister tekstil — muhtemelen benzer sancıları yaşıyorsunuz:

• Excel sınırlarınıza dayandınız. Aynı dosyayı beş kişi birden düzenliyor; kimin ne değiştirdiği belli değil.
• Kantar fişleri klasörlerde kaybolduğu için denetimde zorluk çekiyorsunuz.
• Stok sayımı ay sonlarını bir savaşa çeviriyor.
• Yöneticiler uzaktan gerçek zamanlı bilgi göremiyor.
• Muhasebe ile operasyon arasındaki mutabakat toplantıları saatler alıyor.
• Personel değişiklikleri her seferinde eğitim ve veri kaybı demek.

Hazır ERP paketleri bu problemleri bir kısmını çözer; ama fabrikanızın gerçek iş akışına uymadığı için ya personeliniz bir türlü benimsemez, ya da lisans ücreti her yıl artan bir yüktür. Özel yazılım (bespoke software) tam da bu boşluğu doldurur. Petropol'ün ihtiyaçları neyse, sistem tam olarak onu yapıyor — ne bir fazla, ne bir eksik.

Dijital Roket Olarak Ne Vaat Ediyoruz?

• Sıfırdan, size özel: Şablon değil, tasarım. İş akışınızı dinler, sisteminizi ona göre kurarız.
• Hızlı MVP, katmanlı büyüme: İlk kullanılabilir sürüm haftalar içinde. Ardından ekipten gelen geri bildirimlerle her hafta yenilikler.
• Mobil-öncelikli PWA yaklaşımı: Sahadaki her personel uygulamaya iki dakikada alışır.
• Kurumsal seviye güvenlik: Şifreleme, rol tabanlı erişim, denetlenebilir kayıt geçmişi.
• Kaynak kodu size aittir: Bağımlılık yaratmayız. İster bir yıl sonra kendi ekibinizle geliştirmeye devam edersiniz, ister sizinle yolculuğa devam ederiz.
• 7/24 destek ve iyileştirme: Deploy ettiğimiz sistem bir "proje" değil, bir "canlı organizma"dır. Her ay yeni özellikler eklenir.

Fabrikanızın Dijital İkiziyle Tanışma Vakti

Petropol için tasarladığımız sistem sadece bir yazılım değil; şirketin operasyonel omurgası oldu. Sizin fabrikanız da benzer bir dönüşümü hak ediyor. Excel'lerin, kağıt evrakların, WhatsApp gruplarında dolaşan kantar fotoğraflarının yerini alan, size özel bir yönetim ekranı hayal edin. Sabah kahvenizi içerken telefonunuzdan tüm operasyonu göreceğiniz, denetimlerde tek tık ile 48 sütunlu Excel raporunu dışa aktarabildiğiniz, personelinize güvenle görevlerini teslim ettiğiniz o sistem.

Ve bunu inşa etmek düşündüğünüzden çok daha yakın.